“Wetenschappelijke onderbouwing en haalbare metingen”

ARTIKEL 2 FEBRUARI 2016, ZORGWIJZER

Click to access 2015%20Zorgwijzer%2057%20def.pdf

“Tot mijn verrassing lokte ‘Meten is weten, als je maar de juiste dingen meet’ het grootste aantal inschrijvingen van alle workshops. Blijkbaar hechten veel mensen belang aan de wetenschappelijke onderbouwing, de validiteit en de betrouwbaarheid van de indicatoren. Dat stemt me positief, want het toont hoe zorgactoren willen werken met betrouwbare gegevens.

Het werd overigens een erg interactieve workshop, met pertinente vragen uit het publiek, zelfs rond vrij technische kwesties. De workshop bestond uit twee delen, waarin we telkens werkten met de Vlaamse Patiëntenpeiling als indicator.

In het eerste deel vertelde Luk Bruyneel, postdoctoraal medewerker van het Leuvens Instituut voor Gezondheidszorgbeleid van de KU Leuven, hoe de indicator gevalideerd en getest werd. In opdracht van het Vlaams Patiëntenplatform hebben we met het instituut een studie gemaakt over de wetenschappelijke waarde van deze indicator. De resultaten zijn heel positief en worden binnenkort internationaal gepubliceerd. Luk Bruyneel slaagde erin deze vrij technische kwestie bevattelijk over te brengen, wat leidde tot heel wat interessante vragen.”

“Het tweede deel van de workshop ging over de uitdagingen van de ziekenhuizen om gegevens op een goede manier te verzamelen. Dat vergt heel wat tijd en energie. Voor de indicator Vlaamse Patiëntenpeiling ontwikkelden stafmedewerkers Barbara Lommers en Oliver Belmans van de dienst Kwaliteit van het UZ Leuven, samen met de IT-dienst, een innovatief systeem. Dat maakt gebruik van de bestaande bedside terminals aan elk patiëntenbed. Die terminals met aanraakscherm geven medewerkers toegang tot het ziekenhuisinformatiesysteem en bieden patiënten communicatiemogelijkheden en infotainment. Via datzelfde systeemverloopt nu ook de patiëntenpeiling. Vlak voor zijn ontslag wordt elke patiënt gevraagd om de peiling in te vullen. Dat gebeurt zonder papierwerk, rechtstreeks in een database. Dankzij een app krijgen de afdelingen automatisch elke maand feedback. Het systeem is zo eenvoudig dat we de metingen niet enkel doen tijdens de voorziene periodes van VIP², maar continu. Het voordeel is dat de constante feedback snel kan leiden tot verbeterinitiatieven. Als bijvoorbeeld blijkt dat de voorbije maand op een afdeling drie opmerkingen kwamen over de privacy, dan kan die afdeling daarop onmiddellijk inspelen.”

“De grote uitdaging voor de ziekenhuizen is ervoor te zorgen dat de beschikbare gegevens uit het patiëntendossier automatisch doorstromen naar de indicatorendatabase. Dat is niet alleen interessant voor de metingen binnen VIP², maar dus ook voor de eigen zorgorganisatie tot op afdelingsniveau of per zorgpad. Er is hiervoor nog flink wat werk aan de winkel, maar de opportuniteiten zijn er en dankzij de toenemende standaardisering en samenwerking tussen ziekenhuizen, groeien ook de mogelijkheden.”

 

Artikel in @actual_care

“Voor minstens 60 procent van alle zorgvragers komt een zorgpad in aanmerking”

Zorgpaden

(K.Vanhaecht, L. Bruyneel, L. Van der Veken, A. Janssens, D. Aeyels) (NKP teamleden die ontbreken op foto: W. Sermeus, D. De Ridder, D. Seys, E. Coeckelberghs, R. Van Zelm, I. Janssen, C. Lodewijckx, S. Deneckere)

Zorgpaden staan weer volop in de belangstelling. Logisch, want in veel gevallen bieden zorgpaden antwoorden op een steeds complexer wordende zorg. Hete hangijzers als de hervorming van de ziekenhuisfinanciering en de nood aan transparantie voor meer kwaliteit en patiëntveiligheid spelen ook mee, zegt Kris Vanhaecht (KU Leuven), medewerker van het Netwerk Klinische Paden en secretaris-generaal van de European Pathway Association (EPA). “We komen in een stroomversnelling terecht”.

Het concept ‘zorgpad’ an sich werd al in de jaren ‘80 ontwikkeld in de VS en waaide in de jaren ‘90 over naar Europa. De eerste projecten startten in Vlaanderen in 1997-1998. “We hebben dit jaar 15 jaar Netwerk Klinische Paden (NKP) gevierd, in 2000 opgericht door het toenmalige Centrum voor Ziekenhuis- en Verplegingswetenschap (CZV) – sinds oktober 2015 staat het Leuvense Instituut voor Gezondheidszorgbeleid (LIGB) van de KU Leuven – in voor de centrale coördinatie”, zegt Kris Vanhaecht. “Ikzelf ben verbonden aan het LIGB, en van in het begin met mijn collega prof. Walter Sermeus betrokken bij de opstart van het NKP. In 2000 waren er 8 acute ziekenhuizen aangesloten. Momenteel bereiken we meer dan 100 participerende organisaties en kunnen we rekenen op een heel team van LIGB medewerkers die samen de dagelijkse coördinatie en ondersteuning van deze deelnemers behartigen. De dagelijkse coördinatie staat onder leiding van Liz Van der Veken. De methodiek die we ontwikkelden vanuit de KULeuven wordt ook op Europese schaal verspreid via de European Pathway Association (EPA).”

Wilt u misschien nog eens toelichten wat een zorgpad precies is?

“Een zorgpad ondersteunt medewerkers om het proces dat een patiënt volgt doorheen en over organisaties heen te organiseren en monitoren”, zegt Kris Vanhaecht. “Zorgpaden beslaan het hele zorgspectrum. De hoge volumes van zorgpaden bevinden zich momenteel in orthopedie en cardiologie. Ook in moeder-kindzorg zijn er steeds meer projecten, omdat daar het streven naar een kortere verblijfsduur meespeelt. Een wijd verspreid zorgpad doorlopen bijvoorbeeld patiënten die binnenkomen voor een nieuwe knie. Wat moet er op welk moment met die patiënt gebeuren om een zo goed mogelijk traject te doorlopen? Kwaliteitsvol én binnen de financiële restricties? De voorbije 15 jaar hebben we met het NKP 1300 zorgpaden helpen ontwikkelen, niet enkel binnen acute ziekenhuizen maar ook door eerstelijnsorganisaties, revalidatieziekenhuizen, universitaire en psychiatrische ziekenhuizen in Nederland en België. Laat ik daarbij benadrukken dat één zorgpad voor een bepaalde pathologie (zoals cardiologie) niet bestaat. Er bestaat wel een zorgprogramma cardiologie. In zo’n zorgprogramma staat beschreven door de overheid welke elementen er voorhanden moeten zijn om het te mogen uitvoeren, zowel op het vlak van toestellen als naar bestaffing en volume toe. Maar het volstaat niet dat de wetgever dit uitschrijft: een zorgpad wordt uitgetekend op basis van interne en transmurale, maar ook federale en regionale afspraken.”

Het einddoel – genezing – kan hetzelfde zijn, de weg ernaartoe verschillend?

“Laat ik even een metafoor gebruiken. Je kan iemand alle mogelijke middelen geven om op reis te gaan naar Rome. Maar daar leiden, zoals bekend, verschillende wegen naartoe. Net zoals je met zorgpaden doet, moet je ervoor zorgen dat je binnen of tussen organisaties waarmee je wil samenwerken afspraken maakt over de af te bakenen route. Dat is dan je zorgpad: de weg die de organisaties samen afspreken die ze voor deze groep van patiënten gaan aanbieden om de zorg zo effectief en efficiënt mogelijk te organiseren. Hierbij zal de organisatie trachten dit zo lean mogelijk te organiseren, zodat de patiënt er medisch zo goed mogelijk uitkomt, maar ook binnen de budgettaire beperkingen die er zijn. En met de mogelijkheid voor de patiënt of de zorgverlener om van de route af te wijken als dat nodig is. Een zorgpad is dus de totale medische, verpleegkundige en paramedische en organisatorische zorg die er nodig is voor de grote meerderheid binnen een bepaalde patiëntengroep. Maar een zorgpad wordt dus niet door de overheid beschreven, wel binnen of tussen zorginstellingen. Dat brengt ons terug naar de VS van het begin van de jaren ’80, waar men in het kader van een nieuwe ziekenhuisfinanciering geld ter beschikking stelde om zorg te organiseren volgens een DRG – een Diagnosis Related Group. Maar de manier waarop moest daarbij nog bepaald worden aan de hand van het type patiënt, de beschikbare tijd en ruimte… dat verschilt allemaal per organisatie. Zorgpaden zijn dus per definitie organisatiespecifiek. Het zorgpad voor de totale knieprothesepatiënt in het UZ Leuven zal er anders uitzien dan in het az Sint-Blasius. Misschien hebben ze een andere verblijfsduur, zijn er andere toestellen nodig of wordt een andere soort prothese gebruikt.”

Hoe kunnen zorgpaden dan het beste georganiseerd worden?

Zorgpaden zijn naast organisatiespecifiek ook multidisciplinair. “Ze hebben betrekking op de operationele toepassing van de manier waarop je voor een bepaalde patiëntengroep zorg wil organiseren”, vervolgt professor Vanhaecht. “Een zorgpad probeer je in je organisatie zo op te bouwen dat je zo dicht mogelijk bij dat gewenste traject komt. Op Europese schaal hebben we een methodiek ontwikkeld in zeven fasen waarmee we ziekenhuizen en andere zorginstellingen trainen om ze intern te implementeren. Natuurlijk werken alle ziekenhuizen, ook degene waarmee we niet in contact staan, aan de organisatie van hun zorgprocessen. Wij organiseren geen zorgpaden in ziekenhuizen, wel leiden we mensen op om dit in hun organisatie te faciliteren. Die gaan samen met hun team binnen het ziekenhuis of samen met de eerste lijn aan de slag om voor een bepaalde patiëntengroep het proces optimaliseren. Precies daartoe hebben we die methodiek ontwikkeld.”

Waarom staan zorgpaden nu weer extra in de belangstelling?

“Grosso modo zijn daar drie redenen voor. De eerste is intern, omdat zorg steeds complexer wordt. De nood aan standaardisering wordt belangrijker. De vrijgekomen tijd kan je zorgpersoneel investeren in een focus op meer complexe zorg. Daarnaast zijn er twee externe triggers. De eerste is dat onze overheden op zoek zijn naar nieuwe mechanismen voor financiering. Volgens minister De Block kan dat in de toekomst op basis van drie types patiëntenstromen, namelijk de laag-, midden- en hoogvariabele zorg. Laagvariabel zou in elk Belgisch ziekenhuis moeten kunnen toegepast worden en valt voor bijna 100 procent in zorgpaden te gieten. Bij middenvariabele zorg moeten we naar netwerkvorming. Daarin kan je naar schatting tot 60 procent van de patiënten een zorgpad aanbieden. Voor de eerste twee types zorg zijn zorgpaden dus the way to go. Dat is ook ons advies aan de overheid. In laagvariabele zorg zal men ook meer naar standaardfinanciering gaan. Hoogvariabele zorg gaat natuurlijk over heel gespecialiseerde toestellen en personeel, waarbij standaardisering nauwelijks aan de orde is. De overheid legt dus geen zorgpaden op, maar creëert een aantal financiële randvoorwaarden waarbinnen een organisatie al dan niet met zorgpaden kan werken om intern of transmuraal zo lean mogelijk zorg te organiseren. Een tweede externe aanleiding situeert zich op Vlaams niveau. Minister Vandeurzen pleit terecht voor een grotere transparantie over de kwaliteit en de patiëntveiligheid die geboden wordt. Dat motiveert ziekenhuizen om hun interne processen te optimaliseren via indicatoren, transparantie en publieke rapportage. Maar waar je mee naar buiten komt, wat je extern gaat rapporteren, daarover krijg je vragen. De eerste is de waaromvraag: waarom je op een bepaald proces een bepaalde score haalt. Je moet dus inzicht hebben in je eigen werking. Die krijg je door standaardisering en transparantere zorgprocessen. Alweer kom je dan uit bij zorgpaden.”

Hoe belangrijk worden transmurale zorgpaden?

“Maximaal 15 à 20 % van de beschreven zorgpaden zijn nu al transmuraal. Dat betekent dat we daar nog een hele weg te gaan hebben. Maar daar zijn ook een heleboel opportuniteiten. Twee soorten transmurale zorg kunnen nu al uitgebreid worden, in de nabije toekomst zelfs een derde. Zo heb je integrated care in de eerste en tweede lijn: thuisverpleging, huisartsen, apotheek, lokaal ziekenhuis. Zeker door de kortere verblijfsduren in ziekenhuizen wordt die steeds actueler. Een tweede punt, zeker in het licht van de middenvariabele zorg binnen ziekenhuisnetwerken, is transmurale samenwerking tussen ziekenhuizen. Dat zal steeds meer ondersteund worden. Een derde vorm van transmurale zorg die aan belang zal winnen is de samenwerking tussen ziekenhuizen en woonzorgcentra. Daar zijn we nog niet aan toe, maar het terrein ligt open. E-health gaat daar een héle grote rol in spelen. Binnen het Vlaams Ziekenhuisnetwerk KULeuven kiest een groot aantal ziekenhuizen om op hetzelfde IT-platform te gaan werken, het Klinisch Werkstation (KWS). Dat wordt ook gebruikt in andere ziekenhuizen. Op die manier breng je ook transmuraal de volledige opvolging van de patiënt binnen handbereik. En je krijgt natuurlijk nieuwe mogelijkheden in opleiding, onderzoek, samenwerking… maar ook hier heb je afspraken nodig over het te volgen pad.”

Komt door het massaal invoeren van zorgpaden de snelheid van de zorgverlening niet in het gedrang?

“Net omdat men meer georganiseerd zal zijn, zullen de wachtlijsten juist níét groeien. Men gaat capaciteiten kunnen toewijzen aan high volume zorgpaden. Het zou kunnen dat je bepaalde toestellen zoals scanners en mensen gaat toewijzen aan een bepaald zorgpad: het zorgpadteam, een dedicated team dat instaat voor een bepaalde instroom. Een mooi, actueel voorbeeld is de CVA-zorg in UZLeuven. Het team van professor Lemmens heeft de Prijs Klinische Paden 2015 ontvangen, net omdat ze voor een heel acute aandoening toch transmuraal gaan kijken zijn hoe patiënten met een herseninfarct het beste kunnen worden opvangen. Het team won vooral omdat het hard kon maken dat de vooropgestelde zorg ook daadwerkelijk uitgevoerd kan worden, aan de hand van een hele reeks performantie-indicatoren over middelengebruik en kwaliteit. En dat het daar op wekelijkse basis ook feedback over kan geven. Bovendien werken teams binnen zorgpaden beter samen én de teamleden hebben een lager risico op burn-out. Dat is wetenschappelijk aangetoond. Zorgpaden hebben dus een positief effect op de organisatie, op patiënten én op medewerkers. Maar dat betekent niet dat als je een zorgpad hebt de zorg ook perfect georganiseerd is.”

… wat ons bij de aandachtspunten over- en grenzen aan zorgpaden brengt.

“De uitdagingen voor de nabije toekomst? Zeker het beheer van de zorgpaden binnen de zorginstellingen. Dat wordt momenteel nog niet uniform aangepakt. Hier zou meer lijn in moeten komen. Er blijft ook een grote room for improvement over in compliance – doen wat we zeggen dat we doen. Dit blijkt uit de recente onderzoeken van Seys, Janssens, Bruyneel, Coeckelberghs, Van Zelm en Aeyels, allen verbonden aan LIGB, dat we binnenkort zullen uitbrengen. Er valt nog efficiëntiewinst te behalen. We kunnen efficiëntie nog niet 24/7 aanbieden. Teams die met zorgpaden werken, leveren aantoonbaar 15 tot 25 procent betere zorg – maar dat is wel pathologie-afhankelijk. Niet alle patiëntenstromen kunnen in zorgpaden gegoten worden, maar minstens 60 procent wel. Op Europese en mondiale schaal gebeuren er interessante dingen die we nauw opvolgen. Met zorgbeleid.be (een samenwerkingsverband dat het afgelopen academiejaar opgestart werd tussen UGent, het UZGent, KULeuven en het UZLeuven, wdh) zijn we in de VS gaan kijken naar het Geisinger Health System (GHS), een van de meest compleet uitgewerkte systemen rond zorgpaden. Het biedt zelfs financiële garanties aan de patiënten die er gebruik van maken. Maar ook in Italië, het VK en Nederland valt er veel kennis te rapen. In het VK wordt bijvoorbeeld steeds meer de volledige voor- en nazorg mee opgenomen in zorgpaden. Maar wat ons betreft is standaardiseren enkel mogelijk als je niet alles tot in de details organiseert. Daar ligt duidelijk de grens aan het model.”

www.carepathwaynews.org

www.e-p-a.org

www.nkp.be

www.zorgbeleid.be

Royal College of Physicians newsletter on Second Victims

cropped-2014-07-25-21-51-10-1.jpg

The Royal College of Physicians published the following text as part of the announcement of my talk on October 14 in Dublin:

Kris Vanhaecht will never forget the day more than 20 years ago when as a trainee nurse he mistakenly administered a drug orally rather than in aerosol form. After discovering the error, he spent a sleepless night dreading that an innocuous action might be responsible for patient harm.

“If I can remember that stupid incident from so many years ago during my limited time as a nurse, then what must a doctor remember over a long career?” he muses.

improvementNow aged 42, Dr Vanhaecht, an Associate Professor in Quality Management at Leuven University in Belgium, is an expert on Second Victim Syndrome, which has been defined as affecting healthcare providers who are involved in an unanticipated adverse patient event, medical error and/or a patient-related injury and have become victimised in the sense that the event has traumatised the practitioner.

Prevalence of the syndrome

US research suggests that around 50 % of healthcare workers will suffer from the syndrome at some stage or other during their career but Dr Vanhaecht believes it will likely affect nearly everyone; 50% is a total underestimation.

“There isn’t a single medical doctor, or nurse or pharmacist who won’t experience a patient safety incident at some stage: people say it’s part of the game but this is not a game.”

Since he first began to take a rigorous academic interest in the subject five years ago, he has overseen numerous studies that indicate the prevalence of the syndrome, the persistent failure to acknowledge it and even a tendency to ignore its very existence.

‘Taboo’ subject

“When I talk to my friends who are doctors, pharmacists and nurses, they tell me this subject is still taboo but we owe it to ourselves and especially to our patients to begin talking about it,” he says.   “My logic is simple: if health professionals acknowledge the impact such incidents have made on them, they will be able to take better care of their patients because they certainly will not repeat those same errors – it will create a virtuous loop.”

Various studies have shown the prevalence of mistakes in medical practice but Dr Vanhaecht believes even such alarming figures are actually underestimated.

International research suggests that one in seven patients will experience patient safety incidents and of these, 1 % will die as a result. Dr Vanhaecht asserts the real figures are one in five patients will be confronted with an incident, but not all of the patients and not even all of the involved healthcare professionals are aware of these incidents.

“Patients may not be aware of the error because it doesn’t affect their outcome and doctors may not be aware that they had done anything wrong,” he says.

System failures

Like every human being, healthcare professionals will make mistakes, whether through inattention, distraction, or lack of information. However, research and personal experience suggest that most errors are a result of system failures.

For example, Dr Vanhaecht’s unfortunate scare as a nurse would likely have been averted had his superior specified how the drug should be administered rather than leaving it to her junior’s discretion.

Dr Vanhaecht points out that even the brightest medical specialist must rely on teamwork, which relies on communication and co-ordination.

“This isn’t about a single person who will make a mistake: mistakes can happen in any system, but the system needs to be designed and continuously followed up,” he says.

The remedy is not to ignore incidents but to acknowledge them. Dr Vanhaecht argues for total transparency, including discussion of errors with the affected patient. Although medical negligence claims have been ubiquitous over the past few years, he argues that stonewalling and denial are not the best ways to deal with mistakes.

“U.S. insurance claims have been dropping over the past few years because of greater transparency: when you get to the court, it’s too late,” he argues.

Among other aspects of his presentation to the St Luke’s symposium, Dr Vanhaecht will outline the findings of an upcoming paper by one of his PhD students, Eva Van Gerven, on Second Victim Syndrome. One of her studies of 5,000 subjects concludes that because everyone reacts differently to such incidents, a one-size-fits-all approach to helping individuals deal with the fallout will not work.

“Our studies and discussions among international peers conclude that the impacts are so individual that a peer-support system will have to be implemented but there will never be a standardized algorithm to deal with this problem,” he says.

And, aside from the benefits to healthcare that confronting Second Victim Syndrome will help overcome, Dr Vanhaecht admits a very personal interest in this thorny subject.

“In 20 years’ time or so I may be more in need of hospital care than now and by then we have to have fixed it: we simply have to do something about this.”

Dr Kris Vanhaecht will talk at St Luke’s Symposium at the ‘Quality Improvement- Making Change Happen’ event which takes place on Wednesday, 14 October 2015.

Register now at www.rcpi.ie/stlukes

St Luke’s Lecture, Dublin, Ireland, October 14, 2015

On Wednesday October 14, 2015, I am invited by the Royal College of Physicians in Ireland to share my ideas about the impact of patient safety incidents on healthcare professionals.

Last week the following interview was published in the Irish Medical Times. You can also read it on the IMT website.

The neglected plight of ‘second victims’

Dr Vanhaecht was struck by how a doctor described an incident he was personally involved in where a patient died as a result of medical error. Pic Getty Images

Paul Mulholland speaks with Dr Kris Vanhaecht ahead of his talk at the RCPI’s St Luke’s Symposium next month about the traumatic impact adverse clinical events can have on doctors

It was during the routine examination of doctors as part of a Masters in Health Administration five years ago that Dr Kris Vanhaecht first began to seriously consider the psychological effect that patient safety incidents had on medical professionals. Dr Vanhaecht, who is Associate Professor in Quality Management at Leuven University in Belgium, was teaching a course on quality and safety for the Masters.

For the course, doctors were required to write about patient safety issues and then present their work in an oral examination. During one particular presentation, Dr Vanhaecht was struck by how a doctor described an incident he was personally involved in where a patient died as a result of medical error.

The doctor, who was visibly upset about what happened to the patient and the manner in which hospital management dealt with the incident, said that this was the first time he described the case in detail.

Also, the next doctor who came into his office, a GP, described an occasion early in his medical career when he arrived at a house after having received a call from a man that his wife was ill, only to be told that the woman had died.

The GP said he still dreamed and had flashbacks about the incident and, as a result, suffered from sleeplessness. When recounting the story, the GP began to cry. That night, Dr Vanhaecht found it difficult to sleep himself.

Victims
The next day he contacted a colleague in the US, with whom he had previously conducted research. “I said ‘this is what happened to me yesterday’,” Dr Vanhaecht told Irish Medical Times. “It cannot be that I am the first that is experiencing this sort of thing. That is how I became involved in the area of second victims. To be honest before I had that experience I never heard of the topic second victims.”

The phrase “second victim” (the first victim being the affected patient/and or their family) was first coined by Professor of Health Policy and Management at Johns Hopkins School of Public Health, Prof Albert Wu, in a paper in the British Medical Journal to describe the traumatic impact an adverse patient safety event can have on a doctor.

Prof Wu was responding to the groundbreaking report To Err is Human from the Institute of Medicine in the US, which estimated that errors caused 44,000 to 98,000 deaths annually in the country, with a total cost of between $17 billion (€15bn) and $29 billion (€26bn) each year. In the ensuing discussion, Prof Wu said that the impact such incidents had on doctors should not be ignored.

It was not until 2009 that the phrase was further defined as relating to a healthcare provider involved in an unanticipated adverse patient event, who became victimised in the sense of being traumatised by that event.

‘Third victims’
The subject has become more refined with the introduction of the concept of “third victims”, which describes the effect these incidents can have on hospital managers and the reputation of the hospital itself, especially when consideration is given to the negative media coverage such incidents provoke. If the symptoms of second victims are similar to post-traumatic stress disorder, the third can be classified as a type of institutional trauma.

Dr Vanhaecht will be in Dublin to discuss the subject at the RCPI’s St Luke’s Symposium in October. His main argument is that patient care can be improved if proper supports are provided to doctors and hospital staff in the wake of cases of medical error.

This has proved controversial among some patient advocates, who believe that such thinking diverts focus from the patient to the medical staff who committed the error in the first place. Discussion is also taking place about whether the phrase “second victim” is even the best way to describe the issue. But Dr Vanhaecht believes strongly that helping doctors and other staff who are struggling to cope in the wake of patient safety incidents is for the benefit of everyone.

“After these incidents, some of the symptoms that second victims have are fear and anxiety,” he says.

“They are not convinced that they have the knowledge and skills any more to perform their work in the best possible way. To perform an operation, for instance, you have to be convinced about your skills. Yet they begin to hesitate. We know that if doctors are struggling with their knowledge and skills then the chance or the probability that there will be new incidents will be higher. It is a vicious circle.”

Providing proper support to these medical professionals can therefore help raise the level of quality and safety in hospitals and other healthcare facilities. The first step for this to be achieved, according to Dr Vanhaecht, is for the taboo around discussing adverse events to be broken.

“We know that medical doctors often have trouble going to somebody else and saying ‘I made a mistake, something happened to my patient. I’m not feeling well about it. I have flashbacks, I have sleeplessness. I am second guessing my skills.’”

Yet the only way to tackle the problem is by acknowledging it. Being able to discuss errors honestly is the first way to ensure they don’t happen again in the future. The issue is closely related to the concept of open disclosure. Dr Vanhaecht says it is vital that doctors and other healthcare professionals need to feel more comfortable about discussing their mistakes. For this to occur there needs to be a culture change within hospitals.

“You cannot ask a medical doctor for an open disclosure for a patient if you let him stand alone afterwards,” he says.

“As a manager you should support these medical doctors. I think that in a lot of cases you as a manager sometimes need to go together with your medical doctor and your nurse to the patient. You must be able to say sorry; you don’t have to say we made a mistake, but that you see there is something wrong.”

Dr Kris Vanhaecht

Peer support
To help medical professionals cope with the incidents, peer support systems should be established, according to Dr Vanhaecht. These systems should involve support by peers trained in the second victim phenomenon and include the close monitoring of clinicians by front-line managers, with referrals to patient safety or risk management experts when necessary. A third tier comprises expedited referral to professional counselling services following the unanticipated clinical event.

“More than 50 per cent of clinicians, if they can talk about it, don’t need additional support because they can then discuss it with colleagues and give it a correct place in their mind and in their work,” Dr Vanhaecht argues.

“A lot of clinicians involved in patient safety incidents, who receive the proper support, become better clinicians afterwards because they are more focused on these issues.”

Also doctors who were not directly involved in an adverse event often need support as well as they can become fearful that a similar incident can happen to them. As adverse events are usually the result of system failures, rather than mere individual error, those involved in the administrative and managerial structure, the third victims, who are psychological affected by one of these cases should avail of support too.

In the case of CEOs or those in high management positions, this support should be sought from outside the hospital structure, according to Dr Vanhaecht.

The strain of dealing with an adverse event can be felt throughout a whole institution and needs to be taken seriously given their prevalence. Dr Vanhaecht says that the incidence of these events is higher than originally estimated.

In the 1999 paper, it was estimated that 5 per cent of patients suffered adverse events. Recent research from the US suggests it is closer to 13 per cent. Also, the number of medical professionals who can be described as second victims is likely to be higher than the cited proportion of approximately 50 per cent.

“In literature at the moment, the number that is used is that 50 per cent of clinicians will get some level of symptoms during their career,” he says.

“If I give talks about these numbers with medical doctors and ask them for feedback about my presentation they tell me there is only one mistake: The number of 50 per cent is a total underestimation.”

It can be argued that most doctors at some point in their career are affected either psychologically or emotionally, to various degrees, by the death of a patient due to medical error, or another type of adverse event.

This makes the lack of support for medical professionals in these cases more troubling. Dr Vanhaecht says that only a small number of hospitals have the structures in place to help staff deal with adverse patient events in an open and comprehensive manner. When he first became interested in the area, Dr Vanhaecht conducted a survey of hospitals to examine if they provided this support, and, if they did, to what standard.

“About 50 per cent of hospitals told us that they had a system. When we asked them to send protocols only one-in-five of them was able to do so. We evaluated them. None of these protocols accorded to the international guidelines. I don’t want to talk about Ireland but I see in all other countries worldwide that it is only in a minority of hospitals that there is a structured peer support system, and a minority is even an overestimation.”

Cause for optimism
The findings of the survey are in line with research in other countries. In spite of the paucity of supports that are available, Dr Vanhaecht says that a cause for optimism is the very fact that the research is happening in the first place, and that interest in the area has grown in recent years. In an Irish context, this interest can be seen in the fact that Dr Vanhaecht will be speaking at the St Luke’s Symposium on the subject, although he acknowledges there is still a long way to go before the necessary systems are present at ground level to assist doctors and other staff.

“It is not a coincidence that we are talking about it in Ireland, that we are doing studies with Spanish colleagues, with Italian colleagues, with Dutch colleagues, with Belgian colleagues, and that very good work is being done in the UK Royal College of Physicians,” he concludes.

“It is a hot topic at the moment, but it will need another five to 10 years, I’m afraid, for real progress to be made.”

For more details on the RCPI’s St Luke’s Symposium visit the RCPI website